¿Cómo controlo el movimiento de dinero en EFECTIVO en
mi empresa?
Betta by Odoo, te permite desde el módulo de PUNTO DE VENTA realizar un control
sobre todos los movimientos de ingresos y egresos de efectivo, brindando un
detalle de los mismos.
Odoo es un software integrado, todas las operaciones realizadas se vinculan con
la contabilidad, y es este módulo que a su vez nos brinda INFORMES que nos
facilitara identificar el origen y aplicación de fondos.
A)
Configuración modulo CONTABILIDAD.
Configurar el plan de cuentas creando las cuentas contables necesarias para luego vincularlas con los diarios contables, los cuales serán utilizados como una herramienta de control, para verificar que los movimientos de tesorería sean los adecuados a la gestión de la empresa.
Desde el módulo de CONTABILIDAD, se visualizan los diarios contables.
El diario Efectivo POS; está vinculado con la cuenta contable “Efectivo”.
El diario Efectivo TESORERIA; está vinculada con la cuenta contable “Efectivo
TESORERIA”.
Como podrá observarse en la explicación que se detalla a continuación, al
cerrar la sesión del operario, todo el dinero en efectivo se refleja en el
diario Efectivo POS; ese efectivo debe pasar al diario de Efectivo TESORERIA,
porque el objetivo de este procedimiento es lograr controlar y verificar con
exactitud el efectivo que queda a disposición del encargado de tesorería.
B) TESORERIA. –
gestión y control.
El PUNTO DE VENTA, está compuesto por SESIONES.
1. Ingreso
al PUNTO DE VENTA que me corresponde y doy inicio a mi SESION.
2. Al iniciar la sesión, lo primero que se visualizará será un cuadro donde se detalla el EFECTIVO AL INICIO = Opening cash. Para este caso en particular digo que inicio mi sesión con $0, luego tildar en “abrir sesión”. 
4. Al finalizar la sesión/turno, debo cerrar la caja. Detallando el dinero en mano. Y luego cerrar la sesión, cualquier aclaración podrá realizarse en “Notas”.
(*) En la opción “CONTADO”; debo indicar el monto de dinero en mano, aquí se presentarán varios escenarios o casos posibles que podrían darse al momento de finalizar la sesión del operario o durante la sesión.
CASO 1: El dinero que Odoo informa en efectivo por las ventas realizadas bajo esa modalidad coincide con el dinero en mano del operario.
Una vez finalizada la sesión del operario:
Solapa Pedidos- opción “Sesiones”; allí se detallarán las sesiones, en este ejemplo la sesión es POS/00002.
La sesión debe tener como saldo de inicio y cierre $0, para esto debo enviar lo recaudado en efectivo al diario Efectivo TESORERIA, y para hacerlo debo CONCILIAR. 
(*) PUBLICAR, para luego poder CONCILIAR. Importante Saldo inicial y final: $0
(*) de esta manera envió el efectivo en mano del operario al diario Efectivo TESORERIA, cuya cuenta contable (account) tienen el mismo nombre. Procedo a VALIDAR, dando por finalizada la conciliación.
De esta manera el saldo de la sesión POS/00002 inicia y finaliza con $0; permitiendo que la proxima sesión tenga como saldo inicial $0. 
(*) opción “Asientos contables”; podrá visualizar las partidas contables que intervinieron en la operación.
Como podrá observarse todo el efectivo recaudado por la sesión del operario $1210, fue enviado a Efectivo TESORERIA.
Utilizamos como ejemplo el POS/00004; los procedimientos a realizar son similares al del CASO 1, tanto la diferencia de saldo positivo y el monto previsto deben ser enviadas al diario contable Efectivo TESORERIA.
(*) Detallar, así como se observa, luego “publicar”, así de ese modo me permite “conciliar” para asignar las operaciones y su importe a las cuentas contables que correspondan.
CASO 3: El dinero que Odoo informa en efectivo por las ventas realizadas bajo esa modalidad NO coincide con el dinero en mano del operario. El operario tiene en mano un importe menor al que informa Odoo.
Similar al caso anterior al de la sesión POS/0004; pero en este caso existe un FALTANTE DE CAJA.
En este caso, al momento de realizar la conciliación y vincular con las cuentas contables, podrán cancelarse contra una cuenta de activo ADELANTOS DE SUELDOS o imputarlo como cuenta de gasto PERDIDA POR DIFERENCIA DE EFECTIVO, según las políticas y modo de operar de la empresa.
CASO 4: Estando la sesión abierta se realiza egresos de efectivo para pagos varios.
(*) Todo el efectivo recaudado en el punto de venta debe ir asociado al DIARIO- cuenta contable Efectivo TESORERIA, por tal motivo es importante que el egreso que se haya realizado, por más que no esté en mano del operario, se destine a esa cuenta, porque es efectivo que corresponde a la TESORERIA.
Se aconseja que el operario cuya sesión corresponda, en notas deje indicado que hubo un egreso de dinero en efectivo.
(*) Luego de
realizada la conciliación, así el importe inicial y final quedan en $0 y todo
el efectivo recaudado se destina a la cuenta contable Efectivo TESORERIA, el
administrador deberá cancelar el pago con el dinero en efectivo de TESORERIA contra
la cuenta contable que corresponda, ya sea cuenta de activo o pasivo.
Con este procedimiento solo indico el total que recaudo el punto de venta en
efectivo y lo asigno todo a “Efectivo TESORERIA”.
Es otro procedimiento el que debe realizar el administrador para indicar cuál
fue el destino específico para el cual se utilizó “Efectivo TESORERIA”
Por ej:
Pago a Telecom; debería cancelar mi cuenta proveedor-telecom contra la cuenta
contable Efectivo TESORERIA.
Adelanto de caja (buzón); pago adelantado realizado a un trabajador = adelantos
de sueldos; contra la cuenta contable Efectivo TESORERIA.
Si bien, parece un procedimiento complejo, con la práctica se vuelve más facil y automatizado, permitiendo un mayor control de una de las preocupaciones y fallas más grandes que presentan todas las empresas, el DINERO EN EFECTIVO.
Ante cualquier consulta no dude en contactarnos es la intencion de Betta by Odoo, ayudarlos a mejorar la gestion y control de su negocio.